NFORMACJA DOTYCZĄCA ROZLICZENIA DOTACJI, DOKONYWANIA ZMIAN ORAZ OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH - DOTYCZY OSÓB KTÓRE OTRZYMAŁY DOTACJĘ

ROZLICZENIE ŚRODKÓW Z DOTACJI

Uczestnicy Projektu, którzy podpiszą umowę o udzieleniu wsparcia finansowego zobowiązani są do rozliczenia otrzymanego wsparcia. 

Środki z dotacji należy wydatkować do dnia określonego w umowie o udzielenie wsparcia finansowego w postaci dotacji, tj. § 3 ust. 1 pkt. b „zakończenie rzeczowe i finansowe realizacji inwestycji”.

Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji. Termin ten został określony w umowie o dofinansowanie w § 3 ust. 1 pkt. c).

Poniżej zamieszczamy informację dotyczące prawidłowego rozliczenia dotacji.

Na prawidłowe rozliczenie dotacji składa się:

1. pismo przewodnie:

 WORD 97-2003 => POBIERZ

OPENDOCUMENT => POBIERZ

 2. Zestawienie poniesionych wydatków:

 WORD 97-2003 => POBIERZ

OPENDOCUMENT => POBIERZ

 Instrukcja wypełniania zestawienia => POBIERZ

 3. załączniki:

A. potwierdzenia zapłaty dotyczące zakupionych towarów i usług, tj.

w przypadku płatności przelewem bądź kartą - potwierdzenia przelewów

w przypadku płatności gotówką – KP podpisane przez sprzedającego lub oświadczenie potwierdzające otrzymanie gotówki (pisemne lub meilowe)

B. Kopia deklaracji pochodzenia środka trwałego

WORD 97-2003 => POBIERZ

OPENDOCUMENT => POBIERZ

Deklarację należy dostarczyć w przypadku zakupu sprzętu, urządzeń, środka transportu używanego.

Gdy cena zawarta w deklaracji pochodzenia środka trwałego budzi wątpliwości, Fundacja ATUT ma prawo zażądać wyceny rzeczoznawcy w celu potwierdzenia wartości zakupionego środka trwałego.

 C. W przypadku zakupu środka transportu należy dostarczyć:

-ksero dowodu rejestracyjnego (dwóch stron) – kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

-potwierdzenie opłaty PCC-3 - kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

-formularz PCC-3 złożony do Urzędu Skarbowego – potwierdzeniem złożenia jest pieczątka US, kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

-polisa ubezpieczeniowej OC zawartej na Uczestnika projektu - kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

-deklarację pochodzenia środka trwałego – oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem

-ksero umowy kupna sprzedaży lub dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu oraz potwierdzenie dokonania zapłaty przelewem za zakup samochodu.

-i inne dodatkowe dokumenty których zażąda Beneficjent;

D. w przypadku zakupu sprzętu, urządzeń używanych należy dostarczyć:

- potwierdzenie opłaty PCC-3 - kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

- formularz PCC-3 złożony do Urzędu Skarbowego – potwierdzeniem złożenia jest pieczątka US, kopię należy potwierdzić za zgodność z oryginałem;

-deklarację pochodzenia środka trwałego – oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem

-ksero umowy kupna sprzedaży lub dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu oraz potwierdzenie dokonania zapłaty przelewem za zakup samochodu.

-i inne dodatkowe dokumenty których zażąda Beneficjent;

Niedopuszczalne jest dokonywanie zakupów od najbliższych członków rodziny, tj. osób z którymi Przedsiębiorca jest w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz osoby związane z tytułu przysposobienia, opieki, kurateli z Uczestnikiem Projektu.

PŁATNOŚCI POWYŻEJ 15.000,00 ZŁ NALEŻY OBLIGATORYJNIE DOKONAĆ W FORMIE BEZGOTÓWKOWEJ (PŁATNOŚĆ DOKONANA PRZELEWEM LUB KARTĄ PŁATNICZĄ) Z KONTA PRZEDSIĘBIORCY PRZEDSTAWIONEGO W UMOWIE O DOFINANSOWANIE.

PŁATNOŚCI POWYŻEJ 15.000,00 ZŁ DOKONANE W FORMIE GOTÓWKOWEJ UZNANE ZOSTANĄ ZA NIEKWALIFIKOWALNE.

W przypadku niewydatkowania całej kwoty dotacji Przedsiębiorca musi zwrócić niewydatkowaną kwotę w terminie 7 dni kalendarzowych na konto Beneficjenta po otrzymaniu informacji pisemnej dotyczącej zwrotu środków finansowych.

DOKONYWANIE ZMIAN zgodnie z regulaminem projektu:

- Przedsiębiorca może wystąpić do Beneficjenta z pisemnym wnioskiem o zmianę rzeczowej i finansowej realizacji inwestycji – poniesionych wydatków (ze szczegółowym uzasadnieniem). Beneficjent w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wniosku Uczestnika projektu informuje go pisemnie o decyzji dotyczącej zatwierdzenia lub odrzucenia wnioskowanych zmian.

- Przedsiębiorca może wystąpić do Beneficjenta z pisemnym wnioskiem o zmianę biznesplanu w zakresie parametrów technicznych/ jakościowych towarów lub usług przewidywanych do zakupienia oraz ich wartości jednostkowych. Beneficjent w ciągu 5 dni kalendarzowych od otrzymania wniosku uczestnika projektu informuje go pisemnie o decyzji dotyczącej zatwierdzenia lub odrzucenia wnioskowanych zmian.

- Zmiany dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków (pojedynczymi pozycjami w harmonogramie rzeczowo – finansowym (sekcja D-1 biznesplanu) ujętych w zaakceptowanym przez Beneficjenta harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji, dopuszczalne są do wysokości nie przekraczającej 10 % zakładanej wartości wydatku.

- Zmiany dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków (pojedynczymi pozycjami w harmonogramie rzeczowo – finansowym (sekcja D-1 biznesplanu) ujętych w zaakceptowanym przez Beneficjenta harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji  powyżej 10 % zakładanej wartości wydatku wymagają uzyskania pisemnej zgody Fundacji ATUT oraz sporządzenia aneksu do umowy.

W przypadku zmian w sekcji D-1 należy dostarczyć pismo z uzasadnieniem oraz poprawioną sekcję D-1 z biznes planu.

KONTROLA

Po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola w siedzibie działalności firmy. Informację o kontroli przekazywać będziemy telefonicznie właścicielowi firmy z wyprzedzeniem.

OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Oryginały faktur, rachunków, umów lub innych dowodów księgowych powinny być opisane na odwrocie dokumentu. Poprawność opisów będzie weryfikowana podczas kontroli.

Wzór opisu dokumentu:

Numer umowy o dotację: …………………………………..

Pozycja w sekcji D-1 biznes planu: ……………………….

Nazwa pozycji w sekcji D-1 biznes planu: ………………………….

 Zakup został sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w kwocie  ………... zł.

z wkładu własnego w kwocie  ……….... zł.